数字档案资源建设

数字档案室的数字档案资源应包含文(wén)书、声像（照片、录音、录像）、科(kē)技、专业等各门类電(diàn)子档案、传统载體(tǐ)档案数字副本和数字资料等，若条件成熟，公務(wù)電(diàn)子邮件、网页等门类的電(diàn)子档案也应作為(wèi)数字档案资源建设内容。

一、基本要求

数字档案资源建设的基本要求是齐全完整、标准规范。

1.1齐全完整性要求

归档保存的数字档案资源门类应齐全、完整，各门类電(diàn)子档案或数字副本应齐全、完整，能(néng)够系统反映本单位履行主要职责的过程；关于同一事由的往来文(wén)件以及文(wén)件的组件应齐全、完整，文(wén)件之间的有(yǒu)机联系得以保存；各门类電(diàn)子档案内容信息处于原始状态，基本元数据齐全、完整。

1.2标准规范性要求

数字档案资源的收集、整理(lǐ)、编目、著录、格式、品质等应符合《電(diàn)子文(wén)件归档与管理(lǐ)规范》（GB/T18894）、《归档文(wén)件整理(lǐ)规则》（DA/T22）、《档号编制规则》（DA/T13）等國(guó)家标准或地方规范的要求；应参照國(guó)家或地方相关标准规范设置、捕获電(diàn)子档案元数据，推荐采用(yòng)包括文(wén)件实體(tǐ)、机构人员实體(tǐ)、业務(wù)实體(tǐ)在内的多(duō)实體(tǐ)元数据方案，元数据的赋值应以自动捕获為(wèi)主、手工著录為(wèi)辅。

二、数字档案资源命名规则

应采用(yòng)档号或唯一标识符為(wèi)数字档案资源命名。采用(yòng)档号為(wèi)数字档案资源命名的，若以卷為(wèi)单位整理(lǐ)，按《档号编制规则》编制档号，推荐增设档案门类代码作為(wèi)类别号的子项；若以件為(wèi)单位整理(lǐ)，档号可(kě)采用(yòng)“全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号·子件号”结构。具體(tǐ)编制方法如下。

1）全宗号：用(yòng)四位代码标识，按照《档号编制规则》编制。

2）档案门类代码·年度：文(wén)书、照片、录音、录像、科(kē)技、专业的门类代码分(fēn)别為(wèi)“WS”、“ZP”、“LY”、“LX”、“KJ”、“ZY”，科(kē)技、专业门类需要复分(fēn)的，应参照《科(kē)學(xué)技术档案案卷构成的一般要求》和國(guó)家基本专业档案目录执行。年度為(wèi)文(wén)件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013”。当形成年度无法考证时，年度為(wèi)其归档年度，并在附注项加以说明。

3）保管期限：保管期限分(fēn)為(wèi)永久、定期30年、定期10年的，分(fēn)别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。采用(yòng)其他(tā)保管期限的，也应使用(yòng)其相应缩写代码。

4）机构（问题）代码：机构（问题）代码采用(yòng)3位汉语拼音字母标识，如办公室可(kě)用(yòng)“BGS”标识。未按照机构（问题）分(fēn)类的，应省略机构（问题）代码。

5）件号·子件号：件号是单件归档文(wén)件在一个保管期限下排列的顺序号，用(yòng)4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用(yòng)“0”补足，如“0026”。子件号是指件内单份文(wén)件排列的顺序号，用(yòng)3位阿拉伯数字标识，不足3位的，前面用(yòng)“0”补足，如“001”。不需要编制子件号的，子件号可(kě)以省略。如有(yǒu)需要，可(kě)以在件号·子件号之后编制下位代码，比如页（张）号等。

三、文(wén)书类電(diàn)子档案质量要求

文(wén)书类電(diàn)子文(wén)件（档案）的收集、整理(lǐ)、鉴定等，应符合國(guó)家档案局令第8号、《归档文(wén)件整理(lǐ)规则》（DA/T22）等要求，此外，在办公自动化等业務(wù)系统形成并归档保存的電(diàn)子公文(wén)，其质量还需满足以下要求。

3.1完整性要求

关于同一事由的往来電(diàn)子公文(wén)齐全、完整，電(diàn)子公文(wén)的组件——正本、定稿、公文(wén)处理(lǐ)单、集中记录修改过程的彩色留痕稿以及确有(yǒu)必要保存的重要修改稿等齐全、完整；红头、電(diàn)子印章齐全、完整；文(wén)件标题、文(wén)号、主送机关、正文(wén)、发文(wén)机关署名和成文(wén)日期6个要素齐全、完整。

3.2版面格式要求

電(diàn)子公文(wén)正本的公文(wén)格式应符合《党政机关公文(wén)处理(lǐ)工作条例》第三章要求，正本的页面尺寸及版面要求、公文(wén)格式各要素编排规则、公文(wén)的特定格式、式样应分(fēn)别符合《党政机关公文(wén)格式》第5章、第7章、第10章、第11章的要求。

3.3文(wén)件格式要求

電(diàn)子公文(wén)的正本、定稿、公文(wén)处理(lǐ)单应以OFD、PDF、PDF/A等版式文(wén)档格式归档保存，版式文(wén)档格式应符合《版式電(diàn)子文(wén)件長(cháng)期保存格式需求》，并支持向同级國(guó)家综合档案馆采用(yòng)的長(cháng)期保存格式转换；集中记录修改过程的彩色留痕稿以及确有(yǒu)必要保存的重要修改稿可(kě)以WPS、RTF、DOC等同级國(guó)家综合档案馆认可(kě)的格式归档保存。

3.4元数据捕获要求

应参照《文(wén)书类電(diàn)子文(wén)件元数据方案》设置、捕获電(diàn)子公文(wén)元数据，至少应包括：聚合层次、来源、立档单位名称、電(diàn)子文(wén)件号、档号、年度、保管期限、内容描述、题名、日期、密级、形式特征、存储位置、脱机载體(tǐ)编号、权限管理(lǐ)、机构人员名称、业務(wù)状态、业務(wù)行為(wèi)、行為(wèi)时间、实體(tǐ)标识符20项。

3.5封装要求

若条件成熟，根据同级國(guó)家综合档案馆要求，可(kě)以对文(wén)书类電(diàn)子档案与其元数据进行封装。封装可(kě)参照《基于XML的電(diàn)子文(wén)件封装规范》执行。

四、声像类電(diàn)子档案质量要求

4.1基本要求

声像类電(diàn)子文(wén)件的归档范围应参考《照片档案管理(lǐ)规范》第4章或同级档案行政管理(lǐ)部门的具體(tǐ)要求执行。收集、归档的声像类電(diàn)子文(wén)件应经过挑选和系统整理(lǐ)，应能(néng)系统、客观地记录本单位的重要职能(néng)活动，以及历次活动的主要内容、主要人物(wù)、主要场景等。按照客观事实编辑形成的录音、录像类電(diàn)子文(wén)件可(kě)收集、归档。

4.2品质要求

声像类電(diàn)子档案应主题鲜明、影像和语音清晰、人物(wù)形象端正。照片类電(diàn)子档案应以TIFF、JPEG格式保存，其可(kě)交换图像文(wén)件（EXIF）信息保存完整，像素数不低于300万；重要或珍贵的录音类電(diàn)子档案以WAV格式保存，其他(tā)的以MP3格式保存，音频采样率不低于44.1kHz；录像类電(diàn)子档案以MPG、MP4格式保存，比特率不低于8Mbps。

4.3照片类電(diàn)子档案基本元数据集

应参照《照片类電(diàn)子档案元数据方案》（制定中）设置、捕获照片类電(diàn)子档案元数据，至少应包括：聚合层次、档号、年度、题名、摄影者、摄影时间、人物(wù)、地点、业務(wù)活动描述、保管期限、密级、计算机文(wén)件名、格式信息、计算机文(wén)件大小(xiǎo)、垂直分(fēn)辨率、水平分(fēn)辨率、图像宽度、图像高度、色彩空间、捕获设备、固化信息，以及描述電(diàn)子档案管理(lǐ)过程的机构人员、管理(lǐ)活动元数据。

4.4录音类電(diàn)子档案基本元数据集

应参照相关元数据标准设置、捕获录音类電(diàn)子档案元数据，至少应包括：聚合层次、档号、年度、题名、录音者、录音时间、人物(wù)、地点、业務(wù)活动描述、保管期限、密级、计算机文(wén)件名、格式信息、计算机文(wén)件大小(xiǎo)、时间長(cháng)度、音频编码标准、音频比特率、音频采样率、音频采样精度、声道数、捕获设备、固化信息，以及描述電(diàn)子档案管理(lǐ)过程的机构人员、管理(lǐ)活动元数据。

4.5录像类電(diàn)子档案基本元数据集

应参照相关元数据标准设置、捕获录像类電(diàn)子档案元数据，至少应包括：聚合层次、档号、年度、题名、摄像者、编辑者、摄像时间、人物(wù)、地点、业務(wù)活动描述、保管期限、密级、计算机文(wén)件名、格式信息、计算机文(wén)件大小(xiǎo)、时间長(cháng)度、视频编码标准、色彩空间、帧大小(xiǎo)、帧速率、视频比特率、音频编码标准、音频比特率、音频采样率、音频采样精度、声道数、捕获设备、固化信息，以及描述電(diàn)子档案管理(lǐ)过程的机构人员、管理(lǐ)活动元数据。

4.6著录要求

為(wèi)确保声像类電(diàn)子档案的真实、完整和可(kě)用(yòng)，電(diàn)子文(wén)件形成部门、档案部门应按照國(guó)家、行业或地方相关标准规范，围绕声像类電(diàn)子档案记录的中心内容，对题名、人物(wù)、地点、主题、业務(wù)活动描述等元数据进行全面著录。

五、科(kē)技和专业类電(diàn)子档案质量要求

5.1科(kē)技类電(diàn)子文(wén)件归档的基本要求

科(kē)技类電(diàn)子文(wén)件的收集、整理(lǐ)、鉴定、编目等应参照《科(kē)學(xué)技术档案案卷构成的一般要求》、《國(guó)家重大建设项目文(wén)件归档要求与档案整理(lǐ)规范》等标准规范执行。图形类電(diàn)子文(wén)件应以DWG等通用(yòng)格式收集、归档，其他(tā)電(diàn)子文(wén)件归档保存格式可(kě)参照文(wén)书、声像类電(diàn)子文(wén)件执行。

5.2专业类電(diàn)子文(wén)件归档基本要求

在履行本单位主要职能(néng)过程中产生的专业类電(diàn)子文(wén)件都应收集、归档，包括但不限于國(guó)家档案局颁布的第一批、第二批國(guó)家专业档案基本目录所列内容。各种专业类電(diàn)子文(wén)件的整理(lǐ)、鉴定、编目参照相应的管理(lǐ)办法执行。仅以数据库形式存在的专业类電(diàn)子文(wén)件，如人口、环境、农业等各种普查数据，可(kě)以XML等跨平台通用(yòng)格式收集、归档，或直接以原数据库数据文(wén)件归档，同时归档一套完整的数据库设计文(wén)档。以電(diàn)子文(wén)档形式存在的专业类電(diàn)子文(wén)件，可(kě)参考文(wén)书类電(diàn)子档案的各项管理(lǐ)要求执行。

5.3元数据的设置与捕获

应参照《档案著录规则》、《文(wén)书类電(diàn)子文(wén)件元数据方案》等有(yǒu)关标准，设置、捕获科(kē)技、专业类電(diàn)子档案元数据，至少应包括：聚合层次、档号、年度、题名、责任者、成文(wén)时间、文(wén)号、密级、稿本、保管期限、计算机文(wén)件名、格式信息、计算机文(wén)件大小(xiǎo)，以及描述電(diàn)子档案管理(lǐ)过程的机构人员、管理(lǐ)活动元数据。

六、纸质档案数字副本质量要求

本部分(fēn)仅对批量制作的文(wén)书、科(kē)技、专业等类纸质档案数字副本提出要求，電(diàn)子环境中业務(wù)流程上的纸质文(wén)件数字化可(kě)参照执行。纸质档案数字化的各项技术要求按照《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31）以及同级國(guó)家综合档案馆的相关要求执行。為(wèi)保证数字副本的真实性、完整性和可(kě)用(yòng)性，参照《缩微摄影技术缩微品的法律认可(kě)性》、《信息与文(wén)献——档案数字化实施指南》等标准规范的相关规定，纸质档案数字化还应符合以下要求。

6.1数字化对象确认要求

应按完整性、规范性要求确定需数字化的纸质档案。原则上，年度内、每个案卷内或保管期限内、关于同一事由的往来文(wén)件、每份文(wén)件的组件应完整数字化。涉密纸质档案数字化应符合相应规范要求。推荐实行数字化对象审批制，拟数字化的档案原件应经过本单位相关负责人的审查签批。

6.2元数据捕获要求

在数字化过程中，纸质档案数字化系统应以件為(wèi)单位自动捕获数字化元数据，至少应包括：数字化授权信息、数字化日期与时间、水平分(fēn)辨率、垂直分(fēn)辨率、色彩空间、格式信息、计算机文(wén)件大小(xiǎo)、数字化软硬设备等。应将数字化元数据与目录数据组合形成纸质档案数字副本的元数据库，并导入数字档案室应用(yòng)系统提供检索服務(wù)。

6.3数字化质量控制要求

应制定并在数字化过程中实行各种相应、有(yǒu)效的质量控制措施，对纸质档案的安全、数字副本的完整性和规范性、图像质量、元数据库的准确性等实施全程监控。

6.4数字化工作文(wén)档管理(lǐ)要求

在数字化项目实施过程中形成的重要数字化工作文(wén)档应归档保存，应与纸质档案数字副本的保存期限相同。应归档的数字化工作文(wén)档包括数字化对象审批书、招投标文(wén)件、数字化成果验收报告、数字化流程单等。

七、数字档案资源的备份

应着眼本单位電(diàn)子政務(wù)整體(tǐ)备份需求制定数字档案资源备份策略，需明确备份对象、近線(xiàn)和离線(xiàn)备份策略及管理(lǐ)规范，配备必要的恒温恒湿防磁柜等设施设备。

7.1备份对象

数字档案资源备份对象应包括：各门类電(diàn)子档案、各门类传统载體(tǐ)档案数字副本、元数据库、目录数据库、各类数字资料、数字档案室应用(yòng)系统配置文(wén)件与日志(zhì)文(wén)件等。

7.2近線(xiàn)备份

应结合虚拟带库、带库等备份系统作用(yòng)机制和便于管理(lǐ)等情况，明确数字档案资源备份策略，包括：容错级别、增量备份或全量备份、备份周期、核验和检测机制、磁带更新(xīn)等。

7.3离線(xiàn)备份

应根据数字档案资源形成与大小(xiǎo)特征等，确定各门类数字档案资源的离線(xiàn)备份介质与管理(lǐ)规范。应确定离線(xiàn)备份介质编号规则，推荐编号由数字档案资源门类代码、离線(xiàn)备份介质类别代码、备份年度、介质流水号等若干项构成。应按照规范的存储结构备份数字档案资源，推荐离線(xiàn)备份介质根目录下建立数据文(wén)件夹、目录文(wén)件夹、授权文(wén)件夹、其他(tā)文(wén)件夹及说明文(wén)件，数据文(wén)件夹存储各门类電(diàn)子档案或传统载體(tǐ)档案数字副本，目录文(wén)件夹存储元数据、目录数据及数字档案室应用(yòng)系统配置文(wén)件和日志(zhì)文(wén)件等，授权文(wén)件夹存储数字化、备份、介质转换等的审批文(wén)件，说明文(wén)件用(yòng)于描述离線(xiàn)备份介质制作有(yǒu)关的各方面情况。应定期检测、更新(xīn)离線(xiàn)备份介质，并记录检测情况、介质转换情况等。

7.4除上述备份要求外，重要档案还应通过纸质或缩微胶片等方式进行异质备份。重要档案的范围按照國(guó)家或地方的相关规范执行。