机关单位会计档案管理(lǐ)办法

第一条 為(wèi)了加强会计档案管理(lǐ),有(yǒu)效保护和利用(yòng)会计档案,根据《中华人民(mín)共和國(guó)会计法》《中华人民(mín)共和國(guó)档案法》等有(yǒu)关法律和行政法规,制定本办法。

第二条 國(guó)家机关、社会团體(tǐ)、企业、事业单位和其他(tā)组织(以下统称单位)管理(lǐ)会计档案适用(yòng)本办法。

第三条 本办法所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业務(wù)事项的,具有(yǒu)保存价值的文(wén)字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等電(diàn)子设备形成、传输和存储的電(diàn)子会计档案。

第四条 财政部和國(guó)家档案局主管全國(guó)会计档案工作,共同制定全國(guó)统一的会计档案工作制度,对全國(guó)会计档案工作实行监督和指导。

县级以上地方人民(mín)政府财政部门和档案行政管理(lǐ)部门管理(lǐ)本行政區(qū)域内的会计档案工作,并对本行政區(qū)域内会计档案工作实行监督和指导。

第五条 单位应当加强会计档案管理(lǐ)工作,建立和完善会计档案的收集、整理(lǐ)、保管、利用(yòng)和鉴定销毁等管理(lǐ)制度,采取可(kě)靠的安全防护技术和措施,保证会计档案的真实、完整、可(kě)用(yòng)、安全。

单位的档案机构或者档案工作人员所属机构(以下统称单位档案管理(lǐ)机构)负责管理(lǐ)本单位的会计档案。单位也可(kě)以委托具备档案管理(lǐ)条件的机构代為(wèi)管理(lǐ)会计档案。

第六条 下列会计资料应当进行归档:

(一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;

(二)会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他(tā)辅助性账簿;

(三)财務(wù)会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财務(wù)会计报告;

(四)其他(tā)会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他(tā)具有(yǒu)保存价值的会计资料。

第七条 单位可(kě)以利用(yòng)计算机、网络通信等信息技术手段管理(lǐ)会计档案。

第八条 同时满足下列条件的,单位内部形成的属于归档范围的電(diàn)子会计资料可(kě)仅以電(diàn)子形式保存,形成電(diàn)子会计档案：　　　　　

(一)形成的電(diàn)子会计资料来源真实有(yǒu)效,由计算机等電(diàn)子设备形成和传输;

(二)使用(yòng)的会计核算系统能(néng)够准确、完整、有(yǒu)效接收和读取電(diàn)子会计资料,能(néng)够输出符合國(guó)家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财務(wù)会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;

(三)使用(yòng)的電(diàn)子档案管理(lǐ)系统能(néng)够有(yǒu)效接收、管理(lǐ)、利用(yòng)電(diàn)子会计档案,符合電(diàn)子档案的長(cháng)期保管要求,并建立了電(diàn)子会计档案与相关联的其他(tā)纸质会计档案的检索关系;

(四)采取有(yǒu)效措施,防止電(diàn)子会计档案被篡改;

(五)建立電(diàn)子会计档案备份制度,能(néng)够有(yǒu)效防范自然灾害、意外事故和人為(wèi)破坏的影响;

(六)形成的電(diàn)子会计资料不属于具有(yǒu)永久保存价值或者其他(tā)重要保存价值的会计档案。

第九条 满足本办法第八条规定条件,单位从外部接收的電(diàn)子会计资料附有(yǒu)符合《中华人民(mín)共和國(guó)電(diàn)子签名法》规定的電(diàn)子签名的,可(kě)仅以電(diàn)子形式归档保存,形成電(diàn)子会计档案。

第十条 单位的会计机构或会计人员所属机构(以下统称单位会计管理(lǐ)机构)按照归档范围和归档要求,负责定期将应当归档的会计资料整理(lǐ)立卷,编制会计档案保管清册。

第十一条 当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可(kě)由单位会计管理(lǐ)机构临时保管一年,再移交单位档案管理(lǐ)机构保管。因工作需要确需推迟移交的,应当经单位档案管理(lǐ)机构同意。

单位会计管理(lǐ)机构临时保管会计档案最長(cháng)不超过三年。临时保管期间,会计档案的保管应当符合國(guó)家档案管理(lǐ)的有(yǒu)关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。

第十二条 单位会计管理(lǐ)机构在办理(lǐ)会计档案移交时,应当编制会计档案移交清册,并按照國(guó)家档案管理(lǐ)的有(yǒu)关规定办理(lǐ)移交手续。

纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。電(diàn)子会计档案移交时应当将電(diàn)子会计档案及其元数据一并移交,且文(wén)件格式应当符合國(guó)家档案管理(lǐ)的有(yǒu)关规定。特殊格式的電(diàn)子会计档案应当与其读取平台一并移交。

单位档案管理(lǐ)机构接收電(diàn)子会计档案时,应当对電(diàn)子会计档案的准确性、完整性、可(kě)用(yòng)性、安全性进行检测,符合要求的才能(néng)接收。

第十三条 单位应当严格按照相关制度利用(yòng)会计档案,在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续,严禁篡改和损坏。

单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据國(guó)家有(yǒu)关规定必须借出的,应当严格按照规定办理(lǐ)相关手续。

会计档案借用(yòng)单位应当妥善保管和利用(yòng)借入的会计档案,确保借入会计档案的安全完整,并在规定时间内归还。

第十四条 会计档案的保管期限分(fēn)為(wèi)永久、定期两类。定期保管期限一般分(fēn)為(wèi)10年和30年。

会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

第十五条 各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附表执行,本办法规定的会计档案保管期限為(wèi)最低保管期限。

单位会计档案的具體(tǐ)名称如有(yǒu)同本办法附表所列档案名称不相符的,应当比照类似档案的保管期限办理(lǐ)。

第十六条 单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应当重新(xīn)划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可(kě)以销毁。

第十七条 会计档案鉴定工作应当由单位档案管理(lǐ)机构牵头,组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。

第十八条 经鉴定可(kě)以销毁的会计档案,应当按照以下程序销毁:

(一)单位档案管理(lǐ)机构编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

(二)单位负责人、档案管理(lǐ)机构负责人、会计管理(lǐ)机构负责人、档案管理(lǐ)机构经办人、会计管理(lǐ)机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

(三)单位档案管理(lǐ)机构负责组织会计档案销毁工作,并与会计管理(lǐ)机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。

電(diàn)子会计档案的销毁还应当符合國(guó)家有(yǒu)关電(diàn)子档案的规定,并由单位档案管理(lǐ)机构、会计管理(lǐ)机构和信息系统管理(lǐ)机构共同派员监销。

第十九条 保管期满但未结清的债权债務(wù)会计凭证和涉及其他(tā)未了事项的会计凭证不得销毁,纸质会计档案应当单独抽出立卷,電(diàn)子会计档案单独转存,保管到未了事项完结时為(wèi)止。

单独抽出立卷或转存的会计档案,应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第二十条 单位因撤销、解散、破产或其他(tā)原因而终止的,在终止或办理(lǐ)注销登记手续之前形成的会计档案,按照國(guó)家档案管理(lǐ)的有(yǒu)关规定处置。

第二十一条 单位分(fēn)立后原单位存续的,其会计档案应当由分(fēn)立后的存续方统一保管,其他(tā)方可(kě)以查阅、复制与其业務(wù)相关的会计档案。

单位分(fēn)立后原单位解散的,其会计档案应当经各方协商(shāng)后由其中一方代管或按照國(guó)家档案管理(lǐ)的有(yǒu)关规定处置,各方可(kě)以查阅、复制与其业務(wù)相关的会计档案。

单位分(fēn)立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证,应当单独抽出由业務(wù)相关方保存,并按照规定办理(lǐ)交接手续。

单位因业務(wù)移交其他(tā)单位办理(lǐ)所涉及的会计档案,应当由原单位保管,承接业務(wù)单位可(kě)以查阅、复制与其业務(wù)相关的会计档案。对其中未结清的会计事项所涉及的会计凭证,应当单独抽出由承接业務(wù)单位保存,并按照规定办理(lǐ)交接手续。

第二十二条 单位合并后原各单位解散或者一方存续其他(tā)方解散的,原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管。单位合并后原各单位仍存续的,其会计档案仍应当由原各单位保管。

第二十三条 建设单位在项目建设期间形成的会计档案,需要移交给建设项目接受单位的,应当在办理(lǐ)竣工财務(wù)决算后及时移交,并按照规定办理(lǐ)交接手续。

第二十四条 单位之间交接会计档案时,交接双方应当办理(lǐ)会计档案交接手续。

移交会计档案的单位,应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。

交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的单位有(yǒu)关负责人负责监督。交接完毕后,交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

電(diàn)子会计档案应当与其元数据一并移交,特殊格式的電(diàn)子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接受单位应当对保存電(diàn)子会计档案的载體(tǐ)及其技术环境进行检验,确保所接收電(diàn)子会计档案的准确、完整、可(kě)用(yòng)和安全。

第二十五条 单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或者传输至境外的,应当按照國(guó)家有(yǒu)关规定执行。

第二十六条 单位委托中介机构代理(lǐ)记账的,应当在签订的书面委托合同中,明确会计档案的管理(lǐ)要求及相应责任。

第二十七条 违反本办法规定的单位和个人,由县级以上人民(mín)政府财政部门、档案行政管理(lǐ)部门依据《中华人民(mín)共和國(guó)会计法》《中华人民(mín)共和國(guó)档案法》等法律法规处理(lǐ)处罚。

第二十八条 预算、计划、制度等文(wén)件材料,应当执行文(wén)书档案管理(lǐ)规定,不适用(yòng)本办法。

第二十九条 不具备设立档案机构或配备档案工作人员条件的单位和依法建账的个體(tǐ)工商(shāng)户,其会计档案的收集、整理(lǐ)、保管、利用(yòng)和鉴定销毁等参照本办法执行。

第三十条 各省、自治區(qū)、直辖市、计划单列市人民(mín)政府财政部门、档案行政管理(lǐ)部门,新(xīn)疆生产建设兵团财務(wù)局、档案局,國(guó)務(wù)院各业務(wù)主管部门,中國(guó)人民(mín)解放军总后勤部,可(kě)以根据本办法制定具體(tǐ)实施办法。

第三十一条 本办法由财政部、國(guó)家档案局负责解释。

来源：國(guó)家档案局