档案数字化的定义

档案数字化是指利用(yòng)计算机技术，扫描技术，OCR技术，数字摄影（录音和录像）技术，数据库技术，多(duō)媒體(tǐ)技术等高新(xīn)技术将各种载體(tǐ)的档案资源转换為(wèi)数字档案信息。和存储技术。它是档案信息建设的重要组成部分(fēn)，以数字化形式存储，以网络形式相互连接，由计算机系统管理(lǐ)，形成档案信息数据库的有(yǒu)序结构，实现资源共享。

档案数字化的主要内容

1.数字化档案目录信息并建立档案目录数据库；

2.承运人文(wén)件的数字化，例如纸质文(wén)件，缩微文(wén)件，照片文(wén)件，音频和视频文(wén)件等，并建立档案图像数据库或多(duō)媒體(tǐ)数据库；

3.收集和建立档案专题信息。

档案数字化的作用(yòng)

一、為(wèi)档案信息化建设打下坚实的基础

档案的信息化建设是档案管理(lǐ)发展规划中的一项重要任務(wù)，其核心是资源建设。资源建设包括两个任務(wù)：第一，建立现有(yǒu)档案的目录数据库，对重要档案和照片，录音和录像进行数字化；第二，電(diàn)子文(wén)件归档和電(diàn)子文(wén)件管理(lǐ)。

二、有(yǒu)利于長(cháng)期发展，保护原始档案

1.用(yòng)数字文(wén)件替换原始文(wén)件以保护原始文(wén)件；

2.数字拷贝应存放在不同的地方，并输出缩微胶卷以供永久保存。这样，在发生自然灾害时不会破坏档案，有(yǒu)利于档案的長(cháng)期发展；

3.恢复档案材料的模糊和褪色的筆(bǐ)迹，并修复染色和损坏的照片档案。

三、改善档案利用(yòng)方式，提高利用(yòng)率

1.可(kě)以同时以数字形式向多(duō)个用(yòng)户提供文(wén)档，以实现资源共享；

2，数字文(wén)件可(kě)以通过网络传输，可(kě)以在不同的地方访问和利用(yòng)，从而扩大了档案的利用(yòng)空间；

3.将文(wén)件数字化后，可(kě)以将打开的文(wén)件上传到系统。用(yòng)户可(kě)以随时使用(yòng)打开的文(wén)件来实现文(wén)件信息资源的共享。

4.缩短检索时间，大大提高利用(yòng)效率。

四、节省成本并提高档案管理(lǐ)员的工作效率

通过数字化管理(lǐ)，可(kě)以将纸张载體(tǐ)文(wén)件转换為(wèi)机器可(kě)读文(wén)件，不仅节省了存储成本，而且节省了空间。咨询方便快捷，避免了重复打印材料造成的纸张和人员浪费。经过数字管理(lǐ)后，可(kě)以及时归档档案，并可(kě)以尽快提供使用(yòng)服務(wù)。

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