如何科(kē)學(xué)合理(lǐ)地使用(yòng)档案管理(lǐ)软件，有(yǒu)效提高档案检索效率，充分(fēn)发挥其最大效益，对档案数据库的建设和使用(yòng)进行研究尤為(wèi)重要。

1、存档数据库不应太大或太详细。文(wén)件数据库的构建太简陋，容易造成文(wén)件信息输入和检索的麻烦，当输入信息和检索文(wén)件认為(wèi)这些数据应该属于哪个数据库时，即使您不记得哪个属于数据库，或检索限制或写下错误的信息数据库并选择错误的文(wén)件，但无法检索相应的文(wén)件信息，将影响文(wén)件输入或检索的效率。

2、文(wén)件检索的条件和词数不应太多(duō)。众所周知，档案信息的检索一般是基于一个或几个链接关键词来查找，一次输入过多(duō)的关键词或条件，将大大降低档案的检索效率。有(yǒu)效的方法是减少关键字的单词数，适当增加搜索条件，使用(yòng)更多(duō)的搜索条件“或”，使用(yòng)更少的搜索条件“和”，并结合使用(yòng)来提高文(wén)件搜索的查全率和准确率。

3、如果无法检索文(wén)件，请尝试跨库检索。跨库检索程序比较繁琐，检索时间長(cháng)，在文(wén)件检索中往往不经常使用(yòng)。但是由于文(wén)件的访问，观看者常常不知道有(yǒu)时会找到一些手头细节的文(wén)件来掌握某些信息的含糊不清，例如只知道时间或内容，或者可(kě)能(néng)只知道诸如负责人之类的信息以及该信息。而且不确定性很(hěn)大，如果仅在查看器中提供数据库中文(wén)件信息的查询，造成很(hěn)多(duō)时间可(kě)以错过真实文(wén)件中数据库文(wén)件的查找情况。因此，当文(wén)件查询不可(kě)用(yòng)时，请尝试跨库搜索以提高文(wén)件查询的命中率。

4、准确选择档案信息检索项目。检索项目中有(yǒu)很(hěn)多(duō)文(wén)件管理(lǐ)软件，例如标题，作者，文(wén)件编号，日期，档案，档案时间，附件文(wén)档编号，标题等，以使查看者可(kě)以访问信息，进行准确的判断和选择一种或多(duō)种搜索方式来检索项目组合，或者从访问需求分(fēn)析中提取出准确的检索项目搜索方式，从而达到检索的目的。

5、输入准确的搜索关键词。文(wén)件检索的最重要因素是要掌握关键词，输入相对准确的关键词将大大提高文(wén)件检索的查全率和查全率。

6、為(wèi)档案信息输入人员提供必要的岗前培训。档案信息输入者不仅擅長(cháng)计算机输入，档案信息输入的准确性直接影响未来档案检索的效率。因此，有(yǒu)必要进行档案信息录入人员的岗前培训，培训内容应至少包括基础知识和基础知识，档案基本单位档案文(wén)件，仅基础知识的三个方面，以更好地掌握准确性。归档信息输入，以确保文(wén)件检索效率。