我國(guó)档案界一般把档案划分(fēn)為(wèi)文(wén)书档案、科(kē)技档案、专门档案和音像档案（或特殊档案）四个种类，关于档案分(fēn)类，一般来说就是根据档案的某种属性对其进行从上位类到下位类的逐级划分(fēn)，把相同特征的档案集中到一起，使之占有(yǒu)一个固定的位置，经过连续划分(fēn)行程层次，各类别按照层级关系组合為(wèi)一个有(yǒu)机整體(tǐ)，使档案更加系统化、有(yǒu)序化。

　　档案分(fēn)类是一项重要基础性工作，如果文(wén)件分(fēn)类不清、收集的档案归位不明，文(wén)件材料的组织體(tǐ)系混乱，整理(lǐ)编目也会杂乱无序，因此，如何使得每一份文(wén)件都能(néng)“适得其所”，是我们开展档案管理(lǐ)工作的关键一步。

　　档案分(fēn)类整理(lǐ)的三大原则

　　严整性规则

　　分(fēn)类的严整性體(tǐ)现在分(fēn)类是否具有(yǒu)逻辑性。档案分(fēn)类的结果是形成一个具有(yǒu)一定从属关系和平行关系的不同等级的逻辑系统。档案分(fēn)类要求在纵向上具有(yǒu)从属关系，在横向上具有(yǒu)平行关系，做到各类之间、各类相同级位之间的划分(fēn)标准一致，

　　从纵向的从属关系来说，它表示大类和它所展开的各级属类之间的关系，即上位类和下位类的关系。上位类要能(néng)包含它所属的下位类，下位类一定是它的上位类的组成部分(fēn)，两者之间是总體(tǐ)和部分(fēn)的关系。即，下位类目的外延之和等于上位类目的外延。从横向的平行关系来说，它表示同一分(fēn)类层次上的各类目之间的关系，即同位类之间的关系。同位类之间是互相排斥的关系，只能(néng)并列、平行，并使之界限清楚，而不能(néng)交叉重复。

　　这里涉及到逻辑學(xué)上概念的划分(fēn)问题。

　　概念的基本逻辑特征是概念具有(yǒu)内涵和外延。概念的内涵是指反映在概念中的对象的本质属性或特有(yǒu)属性，即概念的含义，如，档案的本质属性是原始记录。档案的含义就是國(guó)家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有(yǒu)价值的各种形式的历史记录。概念的外延是指概念的适用(yòng)范围。比如，企业经营管理(lǐ)、生产技术管理(lǐ)、行政管理(lǐ)、党群工作档案都属于企业管理(lǐ)类档案。也就是说，概念的外延是指概念所反映的客观事物(wù)的"类"。因此，我们又(yòu)可(kě)以说企业管理(lǐ)类档案有(yǒu)企业经营管理(lǐ)、生产技术管理(lǐ)、行政管理(lǐ)、党群工作四类档案。我们认识事物(wù)既要把握概念的内涵，又(yòu)要把握概念的外延。概念的划分(fēn)就是把一个大概念分(fēn)為(wèi)若干个小(xiǎo)概念。被划分(fēn)的概念叫"母项"（如，企业管理(lǐ)类档案），划分(fēn)出来的小(xiǎo)概念叫"子项"（如，企业经营管理(lǐ)档案、生产技术管理(lǐ)档案、行政管理(lǐ)档案、党群工作档案），划分(fēn)的依据叫"划分(fēn)标准"。

　　逻辑划分(fēn)应当遵循以下要求∶

　　第一，划分(fēn)必须穷尽。即划分(fēn)出来的子项总和要等于母项的外延。这是我们在纵向上划分(fēn)的要求。如文(wén)书档案以"年度一机构一保管期限"分(fēn)类，在机构这一层次划分(fēn)上要列出立档单位形成档案的所有(yǒu)内设机构，不能(néng)多(duō)也不能(néng)少。

　　第二，每次划分(fēn)必须坚持同一标准。这是我们在横向上的划分(fēn)要求。同时，还要求划分(fēn)的子项应当互不相容。例如，如果在科(kē)研档案划分(fēn)為(wèi)工业、农业、医疗等类的同时，又(yòu)分(fēn)為(wèi)基础理(lǐ)论、软科(kē)學(xué)等类。前者按行业划分(fēn)，后者按研究性质等标准划分(fēn)，就会出现工业方面的基础理(lǐ)论研究项目档案是归工业类，还是归基础理(lǐ)论类的问题。这是由于后者与前者不是按同一标准划分(fēn)，子项互相包含造成的。其结果是档案归类混乱、查找困难。

　　效用(yòng)性规则

　　档案分(fēn)类本身不是目的，而是科(kē)學(xué)管理(lǐ)的一种手段。效用(yòng)性规则要求档案分(fēn)类要适应不同种类档案及其管理(lǐ)的特点，满足档案科(kē)學(xué)管理(lǐ)和方便利用(yòng)的需要。

　　例如，分(fēn)类的类目和层次的多(duō)寡问题。无论是分(fēn)类层次，还是分(fēn)类类目，都要适中。分(fēn)类层次过少，类目也太少，就达不到分(fēn)类的目的;分(fēn)类层次过太多(duō)，类目也多(duō)，会因增加了头绪而使管理(lǐ)变得复杂。

　　又(yòu)如，类目对象的选择问题。档案实體(tǐ)分(fēn)类的类目选择应以贴近文(wén)件材料产生的实际為(wèi)佳。福建省科(kē)技厅于2005年建立"科(kē)技计划项目管理(lǐ)系统"，课题的申报、评审等工作都通过网络在系统内进行。项目编号中有(yǒu)一个分(fēn)类代号是与项目管理(lǐ)的业務(wù)处、中心对应的。比如，福建省科(kē)技档案馆的类目选择直接应用(yòng)了"科(kē)技计划项目管理(lǐ)系统"中的这个分(fēn)类代号。如农业类课题由农业处协调管理(lǐ)，在项目编号中用(yòng)"N"表示，档案管理(lǐ)时也采用(yòng)"N"作為(wèi)档号的一部分(fēn)，用(yòng)以表示机构的类目，使档号与原有(yǒu)的项目编号对接起来，方便管理(lǐ)和检索。

　　稳定性规则

　　档案的分(fēn)类，往往牵动着档案管理(lǐ)的全局。如果分(fēn)类发生变化，排架、编号等相关工作也会发生变化，有(yǒu)些甚至需要从头做起。因此，不论是基层档案机构还是档案馆，必须保持档案分(fēn)类的相对稳定性，不宜频繁地变更分(fēn)类方法和分(fēn)类體(tǐ)系。在确定分(fēn)类方法和體(tǐ)系时也要慎重考虑，充分(fēn)论证。

　　当然，产生档案的社会活动不是一成不变的。社会活动的调整或改变，必然导致档案分(fēn)类对象的变化。无论是分(fēn)类方法，还是分(fēn)类方案，适时地进行变动、完善也是必须的。