纸质档案的数字化概念使用(yòng)扫描仪或数码相机等数字设备对纸质档案进行数字处理(lǐ)，并将其转换為(wèi)可(kě)以存储在磁带，磁盘，CD和其他(tā)载體(tǐ)上并可(kě)以识别的数字图像或数字通过计算机文(wén)本处理(lǐ)的过程（DAT / 31-2005）。  使用(yòng)扫描仪和其他(tā)设备对纸质档案进行数字化处理(lǐ)，以将它们转换為(wèi)存储在磁带，磁盘，CD和其他(tā)载體(tǐ)上的数字图像，并根据纸质档案的内部连接建立目录。处理(lǐ)数据和数字图像之间的关系。   

纸质文(wén)件数字化的意义 

1、确保传统文(wén)件的物(wù)理(lǐ)安全性

 将文(wén)件数字化后，这些文(wén)件将用(yòng)作数字资源（電(diàn)子目录+扫描的图像）。 主要是，档实體(tǐ)可(kě)以移动得少一些或少一些，从而大大减少了对归档实體(tǐ)的各种人為(wèi)或自然损坏。   

2、提高档案的现代管理(lǐ)水平 

在将档案数字化之前，必须手动搜索纸张目录，并且必须搜索每个卷的档案内容。数字化后，可(kě)以使用(yòng)档案管理(lǐ)软件。通过OCR技术对档案電(diàn)子目录进行实时搜索，可(kě)以实现档案的全文(wén)检索，大大提高了档案的召回率。同时，档案数字化还可(kě)以带动档案基础工作的完全完成，使档案管理(lǐ)状况得到改善，全面提高档案管理(lǐ)水平。   

3、减轻工作强度并提高工作效率 

将档案数字化后，使用(yòng)诸如阅读，编辑，研究和举办展览之类的档案实體(tǐ)的作品无需去仓库来筹集档案。退回仓库时不必一一计数文(wén)件，这降低了文(wén)件管理(lǐ)的强度，避免了防复制材料造成的纸张和人员浪费。对档案进行物(wù)理(lǐ)密封后，可(kě)以节省大量的档案日常管理(lǐ)，提高了工作效率。同时，由于档案的年代久遠(yuǎn)，大量的有(yǒu)毒有(yǒu)害粉尘附着在表面上。档案越旧，有(yǒu)毒有(yǒu)害粉尘越多(duō)，侧面保护档案管理(lǐ)员的健康。