企业数字档案馆（室）建设指南

　　随着信息技术的深入发展和广泛应用(yòng)，建设数字档案馆（室）已成為(wèi)企业档案工作提质增效与创新(xīn)发展的必由之路。建设符合國(guó)家、社会和企业信息化发展要求的企业数字档案馆（室），有(yǒu)利于整合企业信息资源，增强档案信息管理(lǐ)与服務(wù)能(néng)力，提高企业管理(lǐ)水平。

1 概念与基本特征 1.1 概念

　　本指南所称的企业数字档案馆（室），是指企业运用(yòng)现代信息技术固化档案工作业務(wù)流程，对本企业或与其具有(yǒu)资产隶属关系企业的電(diàn)子档案或其他(tā)数字资源进行收集、整理(lǐ)、保存，并通过网络提供档案信息服務(wù)和共享利用(yòng)的集成管理(lǐ)系统平台。

1.2 基本特征

　　与企业传统档案馆（室）相比，企业数字档案馆（室）具有(yǒu)以下特征：

　　1）档案资源数字化

　　通过对企业各类信息系统中形成的電(diàn)子文(wén)件归档和对纸质等传统载體(tǐ)档案进行数字化加工，以数字形式存储各种档案信息。

　　2）档案管理(lǐ)信息化

　　企业数字档案馆（室）将档案管理(lǐ)业務(wù)流程固化在電(diàn)子档案管理(lǐ)系统中，实现数字档案资源的自动化管理(lǐ)，档案的收、管、存、用(yòng)通过信息技术手段来实现。

　　3）档案服務(wù)知识化

　　企业数字档案馆（室）利用(yòng)知识管理(lǐ)、大数据等理(lǐ)念和技术，创新(xīn)档案利用(yòng)方式和方法，对档案信息进行深层次加工和知识化组织，以档案利用(yòng)需求為(wèi)导向，有(yǒu)针对性地主动為(wèi)企业提供全方位、多(duō)层次的个性化档案信息和决策支持服務(wù)。

2 建设目标与原则2.1 建设目标

　　通过企业数字档案馆（室）的建设，实现企业档案工作提质增效与创新(xīn)发展，全面提升档案管理(lǐ)、开发共享服務(wù)能(néng)力，促进企业提高管理(lǐ)水平，增强核心竞争力，為(wèi)企业持续健康发展提供有(yǒu)力支撑。

2.2 建设原则

　　企业数字档案馆（室）建设应坚持以下原则：

　　1）统筹规划，分(fēn)步实施

　　企业应将数字档案馆（室）建设纳入企业信息化建设规划，做到同步规划；建设企业数字档案馆（室）应做好总體(tǐ)架构、技术方案的规划，系统建设应考虑可(kě)扩展性和兼容性；应根据现有(yǒu)条件有(yǒu)计划、有(yǒu)步骤地建设企业数字档案馆（室），充分(fēn)保证每一阶段工作目标的实现。建设过程中档案部门要与企业信息化部门、业務(wù)部门、保密部门等协同工作。

　　2）需求导向，利用(yòng)优先

　　企业数字档案馆（室）建设应围绕企业研发、生产、经营、管理(lǐ)等企业中心工作，优先建设重要档案资源。档案资源数字化应以需求為(wèi)导向，对利用(yòng)频繁、形成年代相对较早、价值珍贵的档案应优先进行数字化。网络架构应有(yǒu)利于档案信息资源的共享利用(yòng)，電(diàn)子档案、档案数字化复制件存储格式的选取应符合長(cháng)期保存需要，便于利用(yòng)，電(diàn)子档案管理(lǐ)系统功能(néng)实现、界面等应尽可(kě)能(néng)符合用(yòng)户操作习惯。

　　3）安全保密，合法合规

　　企业数字档案馆（室）建设应遵守國(guó)家法律法规和标准规范，建立健全安全保密管理(lǐ)制度，确保档案信息安全。应按照安全保密要求开展電(diàn)子档案管理(lǐ)系统设计、实施、运行和维护。

3 基础设施建设

　　企业数字档案馆（室）基础设施建设应充分(fēn)考虑档案信息安全、保密的需要，尽量选择技术上自主可(kě)控的设施设备。

3.1 机房建设

　　机房建设应根据数字档案馆（室）运行需求和机房建设基本要求，充分(fēn)利用(yòng)企业现有(yǒu)信息化基础条件，通过改造、添置设备等方式，建设满足数字档案馆（室）运行要求的机房；涉密机房建设应符合國(guó)家有(yǒu)关保密规定。

3.2 网络设施

　　企业数字档案馆（室）的网络应接入企业网，并与互联网隔离，管理(lǐ)涉密档案的数字档案馆（室）网络应与互联网物(wù)理(lǐ)隔离。也可(kě)以建立企业档案部门局域网。网络建设应考虑電(diàn)子文(wén)件收集、归档和電(diàn)子档案管理(lǐ)、利用(yòng)需要，网络带宽等性能(néng)应能(néng)适应图像、音频、视频等各类数据的传输要求。

3.3 硬件设备

　　根据電(diàn)子档案管理(lǐ)系统及基础软件系统部署和高效稳定运行需求配备服務(wù)器。根据科(kē)學(xué)、可(kě)行的存储备份策略，配备稳定与适当冗余的数据存储备份设备。配备满足工作需要的计算机、扫描仪、数码照相机、打印机以及刻录机、移动存储介质等设备。

3.4 基础软件

　　应结合企业信息化的现状，在统筹利用(yòng)企业业已运行的基础软件系统的基础上，结合企业数字档案馆（室）开发和运行的需要，配备正版或经过规范测试、登记的自主开发的基础软件，如操作系统、数据库管理(lǐ)系统、中间件、全文(wén)检索工具、光學(xué)字符识别软件等。

3.5 其他(tā)设施

　　应根据需要配备相对独立、符合安全保密要求的档案数字化加工场所和電(diàn)子档案阅览场所。

4 電(diàn)子档案管理(lǐ)系统建设 4.1 收集功能(néng)

　　1）電(diàn)子文(wén)件登记

　　具备電(diàn)子文(wén)件手工登记功能(néng)，元数据项在满足國(guó)家有(yǒu)关标准要求的前提下，可(kě)根据需要增减，具有(yǒu)元数据手工登记校验功能(néng)；可(kě)对電(diàn)子文(wén)件元数据根据权限进行更改、删除、检索、全文(wén)挂接等操作。

　　2）電(diàn)子文(wén)件和電(diàn)子档案在線(xiàn)接收

　　应具有(yǒu)符合《企业電(diàn)子文(wén)件归档和電(diàn)子档案管理(lǐ)指南》有(yǒu)关要求，从业務(wù)系统接收電(diàn)子文(wén)件及其元数据的接口。具有(yǒu)从其他(tā)電(diàn)子档案管理(lǐ)系统接收電(diàn)子档案的功能(néng)，功能(néng)符合《電(diàn)子档案移交与接收办法》有(yǒu)关要求。

　　3）電(diàn)子文(wén)件和電(diàn)子档案离線(xiàn)接收

　　应具备電(diàn)子文(wén)件、電(diàn)子档案和其他(tā)数字资源离線(xiàn)批量导入功能(néng)，支持常见的XLS、DBF、MDB、XML、TXT等文(wén)件格式元数据文(wén)件及符合長(cháng)期保存要求的文(wén)件格式全文(wén)文(wén)件的导入接收，并实现元数据、目录数据与对应電(diàn)子文(wén)件、電(diàn)子档案的自动关联。

　　数据导入过程中应支持数据的校验，如是否唯一、是否可(kě)以為(wèi)空、日期格式是否正确等。当出现部分(fēn)数据导入失败，应提供报告，指明哪些数据导入失败。如出现中断（如：断電(diàn)、断网、死机等），应支持断点续传，再次导入时从中断记录处接续导入。電(diàn)子档案的离線(xiàn)接收功能(néng)符合《電(diàn)子档案移交与接收办法》有(yǒu)关要求。

　　4）電(diàn)子文(wén)件和電(diàn)子档案接收检测

　　应具备電(diàn)子文(wén)件和電(diàn)子档案接收的检测功能(néng)，能(néng)根据電(diàn)子文(wén)件归档和電(diàn)子档案接收的检测要求对接收的電(diàn)子文(wén)件的“四性”和電(diàn)子档案的有(yǒu)关属性进行检测，对检测不符合要求的電(diàn)子文(wén)件或電(diàn)子档案进行标记。

　　5）传统载體(tǐ)档案全文(wén)信息上传挂接

　　具备传统载體(tǐ)档案全文(wén)信息上传挂接功能(néng)，支持单个、批量文(wén)件上传等方式，能(néng)建立目录与其对应全文(wén)间的关联关系，并保持关联关系稳定。

4.2 整理(lǐ)功能(néng)

　　4.2.1 分(fēn)类

　　按照企业确定的分(fēn)类方案，将归档文(wén)件进行分(fēn)类，给定分(fēn)类代号，并支持按年度、保管期限、机构（问题）等多(duō)种分(fēn)类方案分(fēn)类。

　　4.2.2 划定保管期限

　　按照档案保管期限表对归档文(wén)件划定保管期限。

　　4.2.3 组件

　　对来自不同系统的归档電(diàn)子文(wén)件按照组件规则组成“件”，并对件内文(wén)档按一定的规则进行排序。

　　4.2.4 组成保管单位

　　能(néng)对归档文(wén)件按照设定规则自动或在人工干预下组成保管单位，并能(néng)按规则将保管单位内文(wén)件排序定位。能(néng)在人工干预下调整归档文(wén)件所属保管单位并重新(xīn)排序定位。

　　4.2.5 编号

　　依据档号编制规则形成档号，所形成档号唯一、简明、合理(lǐ)、稳定、可(kě)扩充。

　　4.2.6 编目

　　根据需要能(néng)够编制各种目录。提供规范的档案目录模板，方便套打出案卷封面、案卷目录、卷内目录、归档文(wén)件目录、全引目录、备考表、卷（盒）封面和脊背等。应支持进行目录模板制作，用(yòng)户可(kě)以对模板中的字體(tǐ)、打印内容、排序方式等进行调整。应提供打印预览功能(néng)，并支持多(duō)模板批量生成和打印功能(néng)。

　　4.2.7 关联关系建立

　　具有(yǒu)建立同一件归档文(wén)件不同载體(tǐ)间或是文(wén)件间关联关系功能(néng)。

　　4.2.8 表格导出

　　支持案卷封面、卷内目录、归档文(wén)件目录或全引目录、案卷目录、备考表等信息的通用(yòng)格式文(wén)件导出功能(néng)。

4.3 保存功能(néng)

　　4.3.1 電(diàn)子档案存储格式转换与信息组织

　　支持電(diàn)子档案存储格式的转换，将存入系统的電(diàn)子档案转换為(wèi)符合長(cháng)期保存要求的存储格式。

　　系统可(kě)按《電(diàn)子档案移交与接收办法》和离線(xiàn)存储载體(tǐ)容量进行信息组织，将组织好的档案存至相应的离線(xiàn)存储载體(tǐ)上。

　　4.3.2 電(diàn)子档案長(cháng)期保存

　　应支持采用(yòng)迁移、仿真、封装、检测等方式保障数字档案信息的長(cháng)期保管；能(néng)对非通用(yòng)格式電(diàn)子档案阅读所需要的原始软硬件在系统中进行标识。

　　4.3.3 档案整理(lǐ)

　　系统应依据電(diàn)子档案保管和利用(yòng)的业務(wù)要求分(fēn)别建立相应数据库。能(néng)根据全宗归属、分(fēn)类号、保管单位序号及其整理(lǐ)规则、件号、件内文(wén)档排列规则等将電(diàn)子档案排列定位和呈现。

　　4.3.4 备份

　　应支持备份，包括软件系统备份、数据库备份和電(diàn)子档案备份，能(néng)根据数据重要程度选择在線(xiàn)、离線(xiàn)等不同的备份方式。

　　4.3.5 定期鉴定

　　支持辅助人工完成档案的定期鉴定工作，根据保管期限、归档日期、密级等属性自动列出到期档案，提醒系统管理(lǐ)员或档案管理(lǐ)员等进行销毁前鉴定和保管期限调整、利用(yòng)开放、密级调整等相关操作。

　　4.3.6 销毁管理(lǐ)

　　支持对需销毁档案进行销毁申请、审批、建立销毁标记、监销、删除等操作。

　　4.3.7 移交

　　具备根据进馆要求或其他(tā)有(yǒu)关要求生成移交電(diàn)子档案信息包等功能(néng)，对已移交的電(diàn)子档案或其他(tā)数字资源进行移交时间及去向标识。

　　4.3.8 介质管理(lǐ)

　　支持对存放電(diàn)子档案存储介质的统一管理(lǐ)，系统管理(lǐ)员可(kě)根据介质保管的实际需求為(wèi)相应電(diàn)子档案设置相应的存储介质。具有(yǒu)介质预警功能(néng)，当剩余容量达到设定阈值时，通知系统管理(lǐ)员。

4.4 统计功能(néng)

　　应支持按照全宗、分(fēn)类、时间、文(wén)件格式、利用(yòng)情况等设定规则进行统计、结果显示和打印，并以電(diàn)子文(wén)件形式输出统计数据，支持自定义报表功能(néng)。统计结果能(néng)按《全國(guó)档案事业统计年报制度》给定格式输出统计数据。

4.5 利用(yòng)功能(néng)

　　4.5.1 检索

　　支持按属性检索档案，具备精确检索、模糊检索、高级组合检索、筛选检索、关联检索、深入二次检索等多(duō)种检索方式；有(yǒu)条件的企业可(kě)开发全文(wén)检索功能(néng)。

　　4.5.2 浏览

　　应支持对常见格式電(diàn)子档案或其他(tā)数字资源进行浏览，支持常见格式多(duō)媒體(tǐ)電(diàn)子档案或数字化档案信息的播放。应具有(yǒu)電(diàn)子档案或数字化档案信息按权限下载功能(néng)。

　　4.5.3 借阅

　　支持電(diàn)子档案借阅申请、审批、授权，具有(yǒu)实體(tǐ)档案借阅预约、催还、归还等功能(néng)，审批流程符合档案利用(yòng)管理(lǐ)制度。

　　4.5.4 编研

　　支持用(yòng)户根据实际需求设置编研专题，能(néng)自动将符合该专题条件的档案进行归集。

　　4.5.5 开放利用(yòng)设置

　　支持对目录数据及全文(wén)设置开放利用(yòng)标识。

　　4.5.6 复制管理(lǐ)

　　具有(yǒu)電(diàn)子档案复制申请、审批功能(néng)，能(néng)够进行复制；具有(yǒu)实體(tǐ)档案复制申请、审批、复制件分(fēn)发登记等功能(néng)。

　　4.5.7 利用(yòng)效果反馈

　　支持用(yòng)户对利用(yòng)档案产生的经济效益或社会效益进行反馈。

　　4.5.8 知识管理(lǐ)

　　可(kě)根据需要开发知识管理(lǐ)功能(néng)，支持档案信息的知识标签、知识地图、档案信息深层次加工、档案信息主动推送等。

4.6 系统管理(lǐ)功能(néng)

　　4.6.1 日志(zhì)管理(lǐ)

　　应有(yǒu)日志(zhì)记载功能(néng)，记录系统启动和关闭信息、用(yòng)户登录信息等，每条日志(zhì)至少应记录操作对象、用(yòng)户、时间、计算机、操作类型等属性。提供针对日志(zhì)的检索、审计、统计功能(néng)。

　　支持按照一定规则自动生成日志(zhì)审计报表，支持日志(zhì)导出、删除、审批等操作。

　　4.6.2 系统设置

　　支持对档案流程化管理(lǐ)，可(kě)根据不同类别档案管理(lǐ)要求设置相应管理(lǐ)流程，可(kě)对流程进行跟踪与回溯。

　　支持代码表的设置维护，如：年度、保管期限、密级、部门、分(fēn)类号等代码；系统中的分(fēn)类方案可(kě)根据用(yòng)户需求增减。

　　支持元数据的设置维护，可(kě)以定义字段名称、类型、是否為(wèi)空、是否唯一、字符串長(cháng)度限制、取值范围、组合字段等信息。

　　具备全宗设置功能(néng)，能(néng)实现區(qū)分(fēn)全宗进行管理(lǐ)。

　　4.6.3 用(yòng)户管理(lǐ)

　　支持直接录入用(yòng)户信息和通过接口方式读取其他(tā)系统中的用(yòng)户信息，支持用(yòng)户与IP地址绑定，支持“三员”分(fēn)立。

　　4.6.4 组织机构设置管理(lǐ)

　　支持直接录入组织机构信息和通过接口方式读取其他(tā)系统中的组织机构信息，支持组织机构的多(duō)级管理(lǐ)功能(néng)。

　　4.6.5 权限管理(lǐ)

　　具备权限管理(lǐ)功能(néng)，保证授权用(yòng)户能(néng)够在其权限范围内进行合法操作。权限可(kě)以精细地控制指定用(yòng)户对指定档案记录的访问和使用(yòng)。系统应支持设置权限有(yǒu)效期，到期后系统自动取消权限。

　　4.6.6 多(duō)全宗管理(lǐ)

　　可(kě)对纳入管理(lǐ)的每个立档单位建立全宗单位，支持全宗群管理(lǐ)，每个全宗单位有(yǒu)唯一全宗号、全宗名称。每个全宗单位的功能(néng)、档案类型、档案数据、机构组织、用(yòng)户、流程、权限等相对独立、互不影响。

　　4.6.7 工作过程记录管理(lǐ)

　　应具备详细记录类似全宗卷信息的功能(néng)，以记录数字档案馆（室）管理(lǐ)过程。

4.7 传统载體(tǐ)档案辅助管理(lǐ)功能(néng)

　　4.7.1 传统载體(tǐ)档案信息采集

　　具备传统载體(tǐ)档案目录著录和全文(wén)挂接功能(néng)，目录数据项在满足國(guó)家有(yǒu)关标准要求的前提下，可(kě)根据需要增减。目录数据采集时应具有(yǒu)校验功能(néng)。

　　4.7.2 档案存放位置管理(lǐ)

　　能(néng)根据库房余量和档案的全宗归属、分(fēn)类、档号等规则对传统载體(tǐ)档案提出存放位置建议，并在位置确定后进行排列定位。

　　4.7.3 智能(néng)库房管理(lǐ)

　　有(yǒu)条件的单位可(kě)设置智能(néng)库房管理(lǐ)功能(néng)，根据现实库房虚拟出档案所在库房、區(qū)域及档案柜架的列、节、层、排位等，实现对实體(tǐ)档案所在库房位置的管理(lǐ)；電(diàn)子档案管理(lǐ)系统支持与智能(néng)密集架、PDA设备、条码枪、電(diàn)子标签等硬件设备的集成，实现实體(tǐ)档案的快速定位、出库、入库、盘点等操作；支持与温湿度监控设备的集成，实现档案库房的温湿度智能(néng)调控。

4.8 其他(tā)可(kě)选功能(néng)

　　有(yǒu)条件的企业可(kě)根据自身需要，增加诸如文(wén)件材料分(fēn)发控制、工作计划进度管理(lǐ)、业務(wù)监督指导等功能(néng)。

5 数字档案资源建设

　　数字档案资源建设是企业数字档案馆（室）建设的重点任務(wù)，包括传统载體(tǐ)档案数字化、電(diàn)子文(wén)件归档及专题数据库建设。

5.1 传统载體(tǐ)档案数字化

　　一定数量的档案数据是保证数字档案馆（室）发挥效用(yòng)的基础，存量档案数字化率宜达到70%以上。

　　企业传统载體(tǐ)档案数字化的内容和范围如下：

　　1）经营管理(lǐ)、生产技术管理(lǐ)、行政管理(lǐ)、党群工作等管理(lǐ)类档案除已到保管期限、短期或10年期档案外，应全部数字化；有(yǒu)条件的单位可(kě)全部数字化。对于有(yǒu)正本、文(wén)稿处理(lǐ)单、修改底稿等的档案，可(kě)只对正本和文(wén)稿处理(lǐ)单进行数字化；具有(yǒu)重要修改内容的历次修改稿和重要档案的历次修改稿需数字化。

　　2）正在研制或正在生产的核心产品或核心业務(wù)档案应全部数字化，非核心产品、已停产的产品、非核心业務(wù)档案可(kě)根据企业实际需要有(yǒu)选择地数字化。

　　3）科(kē)研档案应全部数字化。

　　4）生产、科(kē)研、办公、生活建筑物(wù)的可(kě)行性研究、设计、施工、竣工验收等阶段的质量管理(lǐ)档案、竣工图档案应进行数字化，其他(tā)阶段形成的档案可(kě)有(yǒu)选择地数字化。

　　5）设备仪器档案应依据重要程度有(yǒu)选择地数字化。

　　6）会计档案数量较大，可(kě)根据企业需求和人力、物(wù)力配置情况有(yǒu)选择地数字化。

　　7）职工档案的数字化，需档案部门与人力资源管理(lǐ)部门充分(fēn)协商(shāng)后按照党和國(guó)家组织、人事部门的有(yǒu)关规定确定。

　　纸质档案（含照片）数字化技术要求按照《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）进行，录音、录像等多(duō)媒體(tǐ)档案数字化参照《录音录像档案数字化规范》（DA/T 62-2017）进行。

5.2 電(diàn)子文(wén)件归档

　　企业電(diàn)子文(wén)件归档范围应包括各业務(wù)活动中形成的各种结构化和非结构化数据，以独立文(wén)档形式存储的具有(yǒu)保存价值的信息记录，包括办公自动化系统、产品或业務(wù)系统、财務(wù)会计管理(lǐ)信息系统、人力资源管理(lǐ)信息系统、门户网站、微博、微信、公務(wù)邮件系统及本企业其他(tā)职能(néng)活动业務(wù)系统中形成的電(diàn)子文(wén)件，以及从外部接收的電(diàn)子文(wén)件。企业有(yǒu)些信息系统有(yǒu)可(kě)能(néng)通过租用(yòng)基础设施或以云计算服務(wù)的形式存在，所形成的電(diàn)子文(wén)件不一定存在于本企业的服務(wù)器中，但其产生的電(diàn)子文(wén)件也应纳入本企业文(wén)件材料归档范围予以归档。企业已实施的支撑主营业務(wù)的信息系统均应具有(yǒu)归档功能(néng)，导出的归档電(diàn)子文(wén)件存储格式、元数据等均应符合電(diàn)子文(wén)件归档和電(diàn)子档案管理(lǐ)的有(yǒu)关要求。数字档案馆（室）建设期间应完成办公自动化系统形成的電(diàn)子文(wén)件归档并实现至少一个核心业務(wù)系统電(diàn)子文(wén)件归档。

5.3 专题数据库建设

　　专题数据库建设是在现有(yǒu)数字档案资源的基础上，通过有(yǒu)组织的分(fēn)析、筛选、整合，把某一特定专题的档案集中、有(yǒu)序、系统地组织在一起。如企业历届领导、技术专家和各种先进人物(wù)档案专题数据库，企业机构沿革、党代会、职代会等会议类专题档案数据库，政策法规类专题档案数据库，建设项目和设备仪器专题档案数据库，产品或专项业務(wù)专题档案数据库，科(kē)技项目和成果专题档案数据库，企业质量或安全事故专题档案数据库等。

6 制度规范建设6.1 制度建设

　　企业数字档案馆（室）建设应制定数字档案馆（室）人员岗位职责，系统运行维护管理(lǐ)制度，机房、档案数字化加工场所管理(lǐ)制度，数字档案馆（室）安全与保密管理(lǐ)制度等。

6.2 标准规范建设

　　企业数字档案馆（室）建设应参考國(guó)家相关标准规范并结合本企业实际，形成本企业基于数字档案馆（室）的電(diàn)子档案收、管、存、用(yòng)等方面的标准规范體(tǐ)系及实施要求，包括但不限于以下内容：

　　6.2.1 企业传统载體(tǐ)档案数字化标准规范建设

　　纸质档案数字化可(kě)参照《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）制定，缩微胶片数字化参照《缩微胶片数字化技术规范》（DA/T 43-2009）制定，录音、录像等多(duō)媒體(tǐ)档案数字化参照《录音录像档案数字化规范》（DA/T 62-2017）制定。企业如将档案数字化外包，应将國(guó)家有(yǒu)关档案数字化外包安全规范转化為(wèi)本企业数字档案馆（室）建设标准规范。

　　6.2.2 電(diàn)子文(wén)件归档标准规范建设

　　规范本企业已实施的各类信息系统产生的電(diàn)子文(wén)件归档业務(wù)，内容包括各类信息系统产生的電(diàn)子文(wén)件的归档管理(lǐ)责任、归档范围、归档流程及开发利用(yòng)要求等。

　　6.2.3 档案分(fēn)类规范建设

　　应根据企业档案自身特点制定企业档案分(fēn)类方案。

　　6.2.4 各类档案管理(lǐ)及业務(wù)流程规范建设

　　包括管理(lǐ)类、产品或业務(wù)类、科(kē)研类、基本建设类、设备仪器类、会计类、职工类等各类档案在電(diàn)子档案管理(lǐ)系统中收集、整理(lǐ)、存储、保管和利用(yòng)等规范。

　　6.2.5 档案利用(yòng)标准规范建设

　　包括企业档案利用(yòng)赋权原则，权限设置与更改流程，档案利用(yòng)审批流程，计算机辅助编研等规范。

　　6.2.6 安全与保密管理(lǐ)系列规范建设

　　应将安全与保密管理(lǐ)要求纳入本企业数字档案馆（室）建设、运行维护各项规章制度和标准规范，建立数字档案馆（室）安全与保密职责，制订安全与保密检查、“三员”管理(lǐ)等制度。

　　7 安全保密體(tǐ)系建设

　　数字档案馆（室）建设与运行必须加强安全管理(lǐ)，遵守相关保密规定，安全设备配置齐全；严格控制信息资源利用(yòng)范围，制订严密的信息发布审核制度，严格控制数据访问权限；应制订完善的数据接收、移交、销毁等管理(lǐ)规范，制定备份规范。

　　管理(lǐ)涉密档案的電(diàn)子档案管理(lǐ)系统，应按照涉密信息系统分(fēn)级保护管理(lǐ)的要求进行安全设计和建设，并通过有(yǒu)关部门测评后方可(kě)投入使用(yòng)。

　　管理(lǐ)非涉密档案的電(diàn)子档案管理(lǐ)系统应根据系统重要程度及其实际安全需求，参照《计算机信息系统安全保护等级划分(fēn)准则》（GB/T 17859-1999）确定電(diàn)子档案管理(lǐ)系统应达到的安全等级，并依照《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T 22239-2008）、《档案信息系统安全保护基本要求》《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》等开展安全建设和登记管理(lǐ)。

8 经费与人才保障

　　8.1 经费保障

　　经费主要包括计算机硬件采購(gòu)费，软件开发、升级、購(gòu)置、接口开发、评测费，运行维护费，传统载體(tǐ)数字化费，项目实施费，人员培训费等。企业数字档案馆（室）建设应按照整體(tǐ)规划，制定相应的经费计划，确保软硬件设备購(gòu)置、实施经费及管理(lǐ)经费的落实，為(wèi)企业数字档案馆（室）的建设工作提供必要的保障。

　　8.2 人才保障

　　应结合本企业业務(wù)实际积极开展档案部门人员的业務(wù)技能(néng)、信息化技能(néng)的培养。在人才引进方面，应注重档案和信息化方面的人才引进，以满足数字档案馆（室）建设和运行的需求。

9 建设步骤

　　企业数字档案馆（室）建设按照项目化运作，经过规划、立项、实施、验收、维护等步骤分(fēn)阶段进行。

　　9.1 项目规划

　　9.1.1 成立项目工作组织

　　企业在数字档案馆（室）建设初始应设立项目小(xiǎo)组，小(xiǎo)组主要由企业档案部门人员、信息化部门人员、保密部门人员等组成，具體(tǐ)负责以下工作：

　　1）建设工作规划、计划、实施方案、制度制定；

　　2）建设工作实施推进；

　　3）建设工作检查、总结与考核。

　　9.1.2 制定项目方案

　　9.1.2.1 现状调研与分(fēn)析

　　对本企业信息化现状、國(guó)内外数字档案馆（室）建设现状，特别是各信息系统产生電(diàn)子文(wén)件的管理(lǐ)情况，以及企业各部门对档案利用(yòng)需求情况进行充分(fēn)调研。

　　9.1.2.2 可(kě)行性研究

　　从项目建设的必要性、成本、收益、风险等方面研究企业数字档案馆（室）建设的可(kě)行性，并形成可(kě)行性研究报告。

　　9.1.2.3 需求分(fēn)析

　　对企业数字档案馆（室）建设的业務(wù)需求、功能(néng)需求和系统部署方式进行分(fēn)析，形成需求任務(wù)书。

　　9.1.2.4 编写数字档案馆（室）建设方案

　　内容包括建设目标、建设内容、建设步骤、经费需求、实施计划等；管理(lǐ)涉密档案的数字档案馆（室）建设，还应同步编写信息系统安全保密方案。

　　9.2 项目立项

　　企业应组织专家对项目可(kě)行性研究报告或建设方案进行论证评审，通过评审后提交本企业有(yǒu)关部门申请立项。

　　9.3 项目实施

　　9.3.1 人才队伍建设

　　应通过提升现有(yǒu)人员技能(néng)和知识的方式充分(fēn)发挥现有(yǒu)人员的作用(yòng)；现有(yǒu)人员不足的，应通过引进、组建项目组等方式补充人员。

　　9.3.2 基础业務(wù)完善与规范化

　　数字档案馆（室）建设是以现有(yǒu)的档案工作為(wèi)基础开展的。在项目实施初期，需对本企业档案管理(lǐ)基础业務(wù)进行完善与规范。主要包括：完善档案管理(lǐ)制度；理(lǐ)顺档案管理(lǐ)體(tǐ)制机制，实现档案工作的集中统一；规范档案管理(lǐ)业務(wù)流程；统一各卷夹、表格及档案管理(lǐ)中涉及到的单据等。

　　9.3.3 制度标准规范制定

　　根据项目进展情况有(yǒu)步骤地采用(yòng)或制定制度标准规范。应优先采用(yòng)國(guó)内成熟标准规范作為(wèi)本企业数字档案馆建设标准规范；國(guó)家标准规范不能(néng)满足需求或无相应标准规范的应自主编制。形成的标准规范应定期更新(xīn)。在企业数字档案馆（室）运行前，应完成所有(yǒu)制度标准规范的制订，以使运行规范化。

　　9.3.4 硬件设备配备

　　鼓励依托企业现有(yǒu)信息化基础设施配置数字档案馆（室）建设和运行所需的硬件设备，以节约投资成本，提高人力、物(wù)力集成管理(lǐ)效率。对于现有(yǒu)硬件无法满足的，应根据未来3至5年档案数据增長(cháng)情况、系统使用(yòng)人数、安全保密需要、系统部署方式等予以配备。

　　9.3.5 電(diàn)子档案管理(lǐ)系统实施

　　9.3.5.1 系统开发

　　電(diàn)子档案管理(lǐ)系统开发主要工作如下：

　　1）需求设计

　　在充分(fēn)征求企业档案部门、业務(wù)部门、保密部门等有(yǒu)关部门意见的基础上，对電(diàn)子档案管理(lǐ)系统的功能(néng)需求进行细化，形成功能(néng)需求方案。功能(néng)需求方案既应符合档案管理(lǐ)的实际需要，又(yòu)便于系统开发人员理(lǐ)解，能(néng)够在系统开发中实现。

　　2）选定开发商(shāng)

　　通过招标、竞争性谈判等方式选定系统开发商(shāng)。有(yǒu)条件的企业也可(kě)以自主开发。

　　3）商(shāng)務(wù)谈判

　　与选定厂商(shāng)确定合同和协议文(wén)件，协商(shāng)确定技术细节和系统开发、安装的时间节点。

　　4）签订合同

　　根据商(shāng)務(wù)谈判确定的内容签订正式合同，技术协议应成為(wèi)正式合同的一部分(fēn)。

　　5）定制开发

　　系统开发商(shāng)根据前期确定的需求设计报告，对電(diàn)子档案管理(lǐ)系统原型进行定制开发。

　　6）系统安装

　　系统开发商(shāng)将开发好的系统在企业进行安装，包括数据库安装、软件安装等。

　　9.3.5.2 基础数据准备

　　主要工作包括界面设置、数据库结构设置、档案分(fēn)类设置、代码设置、赋权方案确定、用(yòng)户设置等。基础数据应以文(wén)件形式保存，以供后续维护时备查。

　　9.3.5.3 系统测试

　　系统测试包括功能(néng)测试、性能(néng)测试、安全保密测试和兼容性测试。测试工作可(kě)自主进行，也可(kě)委托具有(yǒu)资质的第三方机构完成。所有(yǒu)测试过程均应形成书面记录，包括测试用(yòng)例、测试过程、测试结果等。

　　9.3.5.4 人员培训

　　对专职档案管理(lǐ)人员、兼职档案管理(lǐ)人员及系统维护人员等进行培训。

　　9.3.5.5 系统切换和试运行

　　将运行在旧系统的业務(wù)和数据迁移到新(xīn)系统中试运行，并对系统运行情况进行监测。

　　9.3.5.6 系统的评价与验收

　　系统试运行一段时间后，应组成验收组对系统的目标、功能(néng)、质量、使用(yòng)效果及各项指标是否达到合同或技术协议规定的要求进行评审验收。应根据评审过程中分(fēn)析的结果，找出系统的薄弱环节，提出整改意见。

　　9.3.6 传统载體(tǐ)档案数字化实施

　　按照“重要性、常用(yòng)性、急用(yòng)性、抢救性、珍贵性”的原则，并结合实际分(fēn)步推进传统载體(tǐ)档案数字化工作，将重要的、常用(yòng)的、急用(yòng)的、自然损坏老化严重的和珍贵的档案优先数字化。传统载體(tǐ)档案数字化应以本企业自主完成為(wèi)主，自主完成有(yǒu)困难的可(kě)采用(yòng)外包，或采用(yòng)外包与自主完成相结合的方式进行。档案数字化外包应按照《档案数字化外包安全管理(lǐ)规范》的要求做好安全管理(lǐ)工作。传统载體(tǐ)档案数字化按如下方法进行：

　　1）管理(lǐ)类档案数字化方法

　　经营管理(lǐ)、生产技术管理(lǐ)、行政管理(lǐ)、党群工作等管理(lǐ)类档案应按照先近后遠(yuǎn)的原则，将最近形成的档案先行数字化，以满足频繁利用(yòng)的需要。对于即将到期的短期档案或10年期档案可(kě)不进行数字化。

　　2）产品和业務(wù)类档案数字化方法

　　可(kě)按照正在研制和正在生产产品档案、主营业務(wù)档案、正在研制和正在生产非核心产品档案、非核心业務(wù)档案、停产产品档案的顺序进行数字化。

　　3）科(kē)研档案数字化方法

　　按照获奖等级、项目下达部门的层级顺序进行数字化，即先数字化获得國(guó)家级奖励的，再数字化获得部委级、省级奖励的，最后数字化获得企业级奖励的；对于未获奖的科(kē)研档案按照國(guó)家级科(kē)技项目、省部级科(kē)研项目、企业级科(kē)研项目的顺序进行数字化。

　　4）基本建设档案数字化方法

　　按照建筑物(wù)功能(néng)、用(yòng)途的重要程度来确定数字化顺序。可(kě)将生产、科(kē)研建筑物(wù)档案先数字化，其次是办公建筑物(wù)档案，最后是生活建筑物(wù)档案。

　　5）设备仪器档案数字化方法

　　按设备的价值、用(yòng)途等标准来确定数字化的顺序。

　　6）会计档案数字化方法

　　会计档案数量较大，可(kě)按照形成时间由近及遠(yuǎn)进行数字化，即将最近形成的档案先数字化，年代久的后数字化。

　　7）职工档案数字化方法

　　对于职工档案的数字化，档案部门应与人力资源管理(lǐ)部门充分(fēn)协调确定后按照國(guó)家组织、人事部门的有(yǒu)关规定开展数字化。

　　9.3.7 档案专题数据库建设

　　应以需求為(wèi)导向，选择利用(yòng)率高、内容重要的档案资源建设档案专题数据库。

　　9.3.8 電(diàn)子文(wén)件归档实施

　　在電(diàn)子文(wén)件归档和電(diàn)子档案管理(lǐ)现状评估的基础上，制定详细的技术方案和電(diàn)子文(wén)件归档计划，提出系统和设备改造方案，在系统和设备改造到位后有(yǒu)步骤地开展電(diàn)子文(wén)件归档工作。

　　電(diàn)子文(wén)件归档有(yǒu)关工作和要求参照《企业電(diàn)子文(wén)件归档和電(diàn)子档案管理(lǐ)指南》和國(guó)家有(yǒu)关规定的要求进行。

　　正在实施或将要实施的信息系统应按照《企业電(diàn)子文(wén)件归档和電(diàn)子档案管理(lǐ)指南》和國(guó)家有(yǒu)关规定的要求做好相关工作，待投入运行后根据该类電(diàn)子文(wén)件形成的数据特点开展電(diàn)子文(wén)件归档。

　　对接收的電(diàn)子文(wén)件和電(diàn)子档案要按照《企业電(diàn)子文(wén)件归档和電(diàn)子档案管理(lǐ)指南》有(yǒu)关要求和國(guó)家有(yǒu)关规定进行真实性、完整性、可(kě)靠性、可(kě)用(yòng)性检测，确保其長(cháng)期可(kě)用(yòng)。

　　9.4 项目验收

　　完成数字档案馆（室）建设工作的企业应形成数字档案馆（室）建设总结报告、试运行报告、系统检测报告和用(yòng)户报告等，组织内、外部专家根据设计方案、合同协议、任務(wù)书等进行验收，建设工作达到《数字档案馆系统测试办法》要求的，可(kě)向档案行政管理(lǐ)部门申请测评验收。

　　9.5 项目运维

　　项目运维应参照《档案信息系统运行维护规范》（DA/T 56-2014）的要求开展以下工作：

　　1）结合企业实际建立数字档案馆（室）运维工作的组织机构，明确其职责。

　　2）根据企业实际确定数字档案馆（室）运维对象和内容，选择适当的运维模式。電(diàn)子档案管理(lǐ)系统宜采用(yòng)外包模式运维，并将运维费用(yòng)纳入采購(gòu)费用(yòng)。

　　3）根据运维制度开展数字档案馆（室）的基础设施、電(diàn)子档案管理(lǐ)系统、数据等的运维工作。

数字档案室建设指南.docx